ยินดีต้อนรับสู่ขั้นตอนการรับงานสอบบัญชี (Audit Acceptance)! 🚀
ลองจินตนาการว่าบทเรียนนี้เปรียบเสมือนช่วง "การเกี้ยวพาราสีและการทำสัญญา" ของการสอบบัญชี ก่อนที่ผู้สอบบัญชีจะกระโจนเข้าไปตรวจตัวเลขต่างๆ เราต้องตัดสินใจก่อนว่า: "เราจะได้งานใหม่มาได้อย่างไร?", "เราอยากตอบรับลูกค้ารายนี้จริงๆ หรือไม่?", และ "เราควรจะทำงานร่วมกับลูกค้าเดิมต่อไปในปีหน้าหรือไม่?"
เหมือนเวลาที่คุณจะไม่เซ็นสัญญาใช้โทรศัพท์เครื่องใหม่โดยไม่อ่านข้อกำหนด ผู้สอบบัญชีเองก็ไม่ควรเริ่มงานโดยไม่มั่นใจว่าพื้นฐานต่างๆ นั้นแน่นหนาพอ บทเรียนนี้เป็นส่วนหนึ่งของหัวข้อ การวางแผนและการประเมินความเสี่ยง (Planning and Risk Assessment) เพราะถ้าพลาดตั้งแต่ขั้นตอนนี้ อาจนำไปสู่บทลงโทษทางกฎหมาย วิชาชีพ และจริยธรรมที่ใหญ่โตได้
1. การได้มาซึ่งงานสอบบัญชี (Obtaining Audit Engagements)
สำนักงานสอบบัญชีได้งานใหม่มาได้อย่างไรกันแน่? โดยปกติแล้ว ผู้สอบบัญชีจะได้งานสอบบัญชีใหม่ผ่านสองช่องทางหลัก ได้แก่ การได้รับเชิญจากลูกค้าให้เข้าร่วม การประกวดราคา (Tender) หรือผ่าน การโฆษณาและการตลาด (Advertising and Marketing) ตามหลักวิชาชีพ
A. กระบวนการประกวดราคา (The Tendering Process)
เมื่อบริษัทต้องการแต่งตั้งผู้สอบบัญชีคนใหม่ บ่อยครั้งจะเปิดให้มีการ ประกวดราคา (Tender) (เป็นการเชิญชวนให้สำนักงานต่างๆ ยื่นข้อเสนอแข่งขันกัน) สำนักงานสอบบัญชีจะยื่น เอกสารข้อเสนอ (Proposal Document) ที่มีรายละเอียดครบถ้วน และนำเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบหรือคณะกรรมการบริษัท
โดยทั่วไปเอกสารข้อเสนอจะครอบคลุมถึง:
• ความเข้าใจของสำนักงานต่อธุรกิจและอุตสาหกรรมของกิจการ
• แนวทางการตรวจสอบที่นำเสนอ กรอบเวลา และการนำเทคโนโลยีมาใช้
• องค์ประกอบ ระดับตำแหน่ง และทักษะความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านของทีมงานสอบบัญชีที่เสนอ
• เกณฑ์การคำนวณ ค่าธรรมเนียมการสอบบัญชี (Audit Fee) ที่เสนอ
B. กฎเกณฑ์ทางจริยธรรมเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมและการตลาด
ภายใต้ ประมวลจรรยาบรรณและการปฏิบัติตนของ ACCA (ACCA's Code of Ethics and Conduct) การได้มาซึ่งงานจะต้องดำเนินการด้วยความระมัดระวังรอบคอบตามหลักวิชาชีพอย่างเคร่งครัด:
• ค่าธรรมเนียม: ค่าธรรมเนียมการสอบบัญชีควรสะท้อนถึงเวลา ทักษะ และทรัพยากรที่ต้องใช้ สำนักงานต้องไม่ตั้งค่าธรรมเนียมต่ำเกินจริงจนไม่สมเหตุสมผล ("Lowballing") เพียงเพื่อให้ได้งาน หากการทำเช่นนั้นกระทบต่อคุณภาพงานสอบบัญชี สำหรับงานสอบบัญชีนั้น ค่าธรรมเนียมที่ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขความสำเร็จ (Contingent Fees) (เช่น การคิดค่าธรรมเนียมเฉพาะเมื่อมีการออกรายงานแบบไม่มีเงื่อนไขเท่านั้น) ถือเป็นข้อห้ามโดยเด็ดขาด
• การประชาสัมพันธ์และการโฆษณา: ในการส่งเสริมการให้บริการ ผู้สอบบัญชีต้องยึดมั่นในความจริงและความซื่อสัตย์ ต้องไม่อวดอ้างเกินจริงเกี่ยวกับบริการที่เสนอหรือคุณสมบัติของตน และต้องไม่ดูหมิ่นหรือเปรียบเทียบในลักษณะที่ก่อให้เกิดความเข้าใจผิดต่องานของผู้สอบบัญชีรายอื่นโดยเด็ดขาด
2. "เงื่อนไขเบื้องต้น" (Pre-conditions) สำหรับการสอบบัญชี
ก่อนที่ผู้สอบบัญชีจะตอบ "ตกลง" กับงานใดๆ ต้องมั่นใจก่อนว่าพื้นฐานต่างๆ นั้นได้รับการจัดตั้งขึ้นอย่างมั่นคงแล้ว ซึ่งเราเรียกสิ่งนี้ว่า เงื่อนไขเบื้องต้น (Pre-conditions) ตามมาตรฐานการสอบบัญชี ISA 210 เรื่องการตกลงเงื่อนไขในการรับงานสอบบัญชี ผู้สอบบัญชีต้องยืนยันสองเรื่องหลักๆ ดังนี้:
A. กรอบการรายงานทางการเงิน (Financial Reporting Framework) เหมาะสมหรือไม่?
คำถามนี้ถามว่า: "บริษัทใช้กฎเกณฑ์ที่ถูกต้องในการจัดทำงบการเงินหรือไม่?" ตัวอย่างเช่น พวกเขาใช้ มาตรฐานการรายงานทางการเงิน IFRS หรือใช้กรอบการรายงานในประเทศที่เกี่ยวข้องซึ่งเหมาะสมกับลักษณะของกิจการและกฎหมายหรือไม่?
B. ฝ่ายบริหารยอมรับหน้าที่ความรับผิดชอบของตนหรือไม่?
ผู้สอบบัญชีต้องได้รับข้อตกลงจากฝ่ายบริหารว่าตนรับทราบและเข้าใจหน้าที่ความรับผิดชอบของตนในองค์ประกอบตามตัวย่อ "PRE" ดังนี้:
P - Preparation (การจัดทำ): การจัดทำงบการเงินให้เป็นไปตามกรอบการรายงานทางการเงินที่เกี่ยวข้อง
R - Relevant (การควบคุมภายในที่เกี่ยวข้อง): จัดให้มีการควบคุมภายในที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้งบการเงินปราศจากการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริงอันเป็นสาระสำคัญ ไม่ว่าจะเกิดจากการทุจริตหรือข้อผิดพลาดก็ตาม
E - Evidence (หลักฐานและการเข้าถึงข้อมูล): จัดหาหลักฐานและการเข้าถึง โดยอนุญาตให้ผู้สอบบัญชีเข้าถึงข้อมูล บันทึก และบุคลากรทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการสอบบัญชีได้อย่างไม่มีข้อจำกัด
ทบทวนสั้นๆ: ถ้าฝ่ายบริหารปฏิเสธที่จะยอมรับเงื่อนไขเบื้องต้นเหล่านี้ หรือหากกรอบการรายงานทางการเงินไม่เป็นที่ยอมรับ ผู้สอบบัญชี ต้องไม่ รับงานสอบบัญชี เว้นแต่จะมีกฎหมายบังคับให้ต้องรับงาน!
3. การคัดกรองลูกค้าและการตัดสินใจรับงาน
เมื่อตรวจสอบเงื่อนไขเบื้องต้นเรียบร้อยแล้ว สำนักงานสอบบัญชีจะดำเนินกระบวนการคัดกรองลูกค้าก่อนที่จะตอบรับการแต่งตั้ง
ปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณา:
1. ความซื่อสัตย์ของฝ่ายบริหาร (Integrity of Management): บริษัทมีชื่อเสียงในเรื่องการบันทึกบัญชีเชิงรุก (Aggressive Accounting) การดำเนินธุรกิจที่น่าสงสัย หรือมีทัศนคติที่ไม่ดีต่อการควบคุมภายในหรือไม่? หากกรรมการขาดความซื่อสัตย์ ความเสี่ยงที่จะเกิดการทุจริตย่อมสูงเกินกว่าจะยอมรับได้
2. ความรู้ความสามารถ ศักยภาพ และทรัพยากร (Competence, Capabilities, and Resources): สำนักงานสอบบัญชีมีบุคลากรเพียงพอที่มีความรู้ความเข้าใจในอุตสาหกรรมของลูกค้า มีประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง และมีเวลาว่างเพียงพอในช่วงกำหนดเวลาส่งรายงานหรือไม่?
3. ข้อกำหนดด้านจริยธรรมและความเป็นอิสระ (Ethical Requirements and Independence): สำนักงานสามารถปฏิบัติตามหลักการพื้นฐานของจริยธรรมได้หรือไม่? ผู้สอบบัญชีต้องระบุอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น (เช่น การมีผลประโยชน์ร่วม ความคุ้นเคย หรือการถูกข่มขู่) และพิจารณาว่ามีมาตรการป้องกันที่เพียงพอหรือไม่ หากไม่สามารถรักษาความเป็นอิสระไว้ได้ ก็ต้องปฏิเสธงานนั้นไป
4. กฎหมายและข้อบังคับเกี่ยวกับการป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน (Money Laundering Regulations): สำนักงานต้องดำเนินการ ตรวจสอบสถานะของลูกค้า (Customer Due Diligence: CDD) และกระบวนการ "ทำความรู้จักลูกค้า" (KYC) โดยยืนยันตัวตนของลูกค้าและผู้ได้รับผลประโยชน์ที่แท้จริงก่อนที่จะตอบรับงาน
เปรียบเทียบให้เห็นภาพในโลกจริง: ลองนึกภาพว่าคุณเป็นไกด์นำทางขึ้นเขา ก่อนจะตกลงพาลูกทัวร์ขึ้นเขา คุณต้องเช็คก่อนว่าพวกเขามีอุปกรณ์ที่ถูกต้องพร้อมไหม (เงื่อนไขเบื้องต้น), สุขภาพแข็งแรงพอจะปีนเขาไหม (ความรู้ความสามารถ), และมีแนวโน้มที่จะเพิกเฉยต่อคำแนะนำด้านความปลอดภัยของคุณหรือไม่ (ความซื่อสัตย์)
4. การติดต่อผู้สอบบัญชีคนก่อน (Professional Clearance)
เมื่อกิจการมีการเปลี่ยนจากผู้สอบบัญชีคนเดิมมาเป็นผู้สอบบัญชีคนใหม่ ผู้สอบบัญชีที่ได้รับการเสนอชื่อ ต้อง ติดต่อสื่อสารกับผู้สอบบัญชีคนเดิม นี่เป็นหน้าที่สำคัญทางจริยธรรมวิชาชีพ
ขั้นตอนการประสานงานทีละขั้นตอน:
1. ผู้สอบบัญชีที่ได้รับการเสนอชื่อชี้แจงให้ว่าที่ลูกค้าทราบว่าตนมีหน้าที่ต้องติดต่อผู้สอบบัญชีคนเดิม และขอหนังสือยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกค้าในการดำเนินการดังกล่าว
2. หากลูกค้าปฏิเสธการให้ความยินยอม ผู้สอบบัญชีที่ได้รับการเสนอชื่อควรปฏิเสธการรับแต่งตั้ง เนื่องจากนี่ถือเป็นสัญญาณอันตราย (Red Flag) ที่สำคัญอย่างยิ่ง
3. หากได้รับความยินยอม ผู้สอบบัญชีที่ได้รับการเสนอชื่อจะทำหนังสือถึงผู้สอบบัญชีคนเดิม เพื่อสอบถามว่ามีเหตุผลทางวิชาชีพหรือจริยธรรมใดๆ หรือไม่ที่ไม่ควรรับการแต่งตั้งในครั้งนี้
4. ผู้สอบบัญชีคนเดิมขอความยินยอมจากลูกค้าในการเปิดเผยข้อมูลกิจการของลูกค้าได้อย่างอิสระ เพื่อรักษา การรักษาความลับ (Confidentiality)
5. เมื่อได้รับความยินยอมแล้ว ผู้สอบบัญชีคนเดิมจะตอบกลับ โดยเปิดเผยเรื่องที่เกี่ยวข้อง เช่น ค่าธรรมเนียมที่ยังค้างชำระ ข้อพิพาทกับฝ่ายบริหารเกี่ยวกับนโยบายการบัญชี หรือการกระทำที่ผิดกฎหมาย
5. งานสอบบัญชีแบบต่อเนื่อง (Recurring Audits)
ผู้สอบบัญชีไม่ได้ประเมินเฉพาะลูกค้ารายใหม่เท่านั้น แต่ต้องตัดสินใจอย่างต่อเนื่องว่าจะ ทำงานร่วมกับลูกค้าเดิมต่อไป ในแต่ละปีหรือไม่
A. การทบทวนการคงอยู่ของลูกค้าประจำปี (Annual Client Retention Review)
ก่อนที่จะตกลงรับการแต่งตั้งซ้ำในงานสอบบัญชีต่อเนื่อง สำนักงานต้องประเมินสิ่งเหล่านี้ใหม่อีกครั้ง:
• การเปลี่ยนแปลงในระดับความเสี่ยงของลูกค้า: ลูกค้าตกอยู่ในภาวะลำบากทางการเงิน เริ่มทำโครงการที่มีความเสี่ยงสูง หรือมีการลาออกของผู้บริหารระดับสูงบ่อยครั้งหรือไม่?
• ความซื่อสัตย์ของฝ่ายบริหาร: มีข้อพิพาท ข้อกังวลด้านจริยธรรม หรือข้อสงสัยเกี่ยวกับการทุจริตเกิดขึ้นเมื่อเร็วๆ นี้หรือไม่?
• อุปสรรคต่อความเป็นอิสระ: สำนักงานสอบบัญชีทำงานให้ลูกค้ารายนี้มายาวนานจนเกิด อุปสรรคจากความคุ้นเคย (Familiarity Threat) ขึ้นหรือไม่? การพึ่งพาค่าธรรมเนียมรวมจากลูกค้ารายนี้สูงเกินไปหรือไม่?
หากไม่สามารถลดความเสี่ยงหรืออุปสรรคทางจริยธรรมให้อยู่ในระดับที่ยอมรับได้ ผู้สอบบัญชีควรปฏิเสธการรับแต่งตั้งซ้ำหรือลาออกจากการเป็นผู้สอบบัญชี
B. หนังสือตอบรับงานสำหรับการสอบบัญชีต่อเนื่องตามมาตรฐาน ISA 210
สำหรับการสอบบัญชีต่อเนื่อง ผู้สอบบัญชีไม่จำเป็นต้องออกหนังสือตอบรับงานฉบับใหม่เอี่ยมทุกๆ ปีเสมอไป อย่างไรก็ตาม ISA 210 ระบุว่า ผู้สอบบัญชีต้องประเมินว่ามีสถานการณ์ใดที่ทำให้จำเป็นต้องปรับปรุงเงื่อนไขการรับงาน หรือต้องเตือนให้ลูกค้าตระหนักถึงเงื่อนไขเดิมที่มีอยู่หรือไม่
สถานการณ์ที่ทำให้จำเป็นต้องส่ง หนังสือตอบรับงานฉบับใหม่หรือฉบับปรับปรุง ได้แก่:
• มีข้อบ่งชี้ใดๆ ว่ากิจการเข้าใจวัตถุประสงค์และขอบเขตของการสอบบัญชีคลาดเคลื่อน
• มีเงื่อนไขการรับงานสอบบัญชีที่มีการแก้ไขหรือเป็นเงื่อนไขพิเศษ
• มีการเปลี่ยนแปลงผู้บริหารระดับสูงหรือผู้มีหน้าที่ในการกำกับดูแลเมื่อเร็วๆ นี้
• มีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างความเป็นเจ้าของของลูกค้าอย่างมีนัยสำคัญ
• มีการเปลี่ยนแปลงลักษณะหรือขนาดธุรกิจของกิจการอย่างมีนัยสำคัญ
• มีการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดทางกฎหมายหรือกฎระเบียบข้อบังคับ
• มีการเปลี่ยนแปลงกรอบการรายงานทางการเงินที่นำมาใช้ในการจัดทำงบการเงิน
6. หนังสือตอบรับงานสอบบัญชี (The Engagement Letter)
เมื่อมีการตัดสินใจรับงานหรือทำงานต่อเนื่องแล้ว เงื่อนไขต่างๆ จะถูกบันทึกไว้ใน หนังสือตอบรับงานสอบบัญชี (Engagement Letter) ซึ่งเป็นข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างผู้สอบบัญชีและลูกค้า
ทำไมถึงจำเป็น?
ช่วยลดความเสี่ยงจากความเข้าใจผิดและช่วยลด ช่องว่างแห่งความคาดหวัง (Expectation Gap) (ความเชื่อที่ผิดๆ ว่าผู้สอบบัญชีรับประกันความถูกต้องอย่างสมบูรณ์แบบ 100% หรือทำการตรวจสอบทุกรายการค้า)
เนื้อหาสำคัญ (ตามมาตรฐาน ISA 210)
ตามมาตรฐาน ISA 210 หนังสือตอบรับงานต้องระบุเนื้อหาดังต่อไปนี้:
1. วัตถุประสงค์และขอบเขต ของการตรวจสอบงบการเงิน
2. หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้สอบบัญชี
3. หน้าที่ความรับผิดชอบของฝ่ายบริหาร
4. การระบุถึง กรอบการรายงานทางการเงินที่เกี่ยวข้อง
5. การอ้างอิงถึง รูปแบบและเนื้อหาที่คาดหวังของรายงาน ที่จะออก และข้อความที่ระบุว่าอาจมีสถานการณ์ที่ทำให้รายงานมีรูปแบบแตกต่างไปจากที่คาดไว้ได้
7. ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง
ข้อผิดพลาด 1: คิดว่าผู้สอบบัญชีเป็นคนจัดทำงบการเงิน แก้ไข: ฝ่ายบริหารเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดทำ ส่วนผู้สอบบัญชีมีหน้าที่เพียงแสดงความเห็นอย่างเป็นอิสระต่องบการเงินเท่านั้น!
ข้อผิดพลาด 2: คิดว่าต้องออกหนังสือตอบรับงานตอนสิ้นสุดการสอบบัญชี แก้ไข: ต้องมีการตกลงและลงนาม ก่อน เริ่มปฏิบัติงานตรวจสอบใดๆ
ข้อผิดพลาด 3: ติดต่อผู้สอบบัญชีคนก่อนโดยไม่ได้รับความยินยอมจากลูกค้า แก้ไข: การรักษาความลับของลูกค้าได้รับการคุ้มครองทั้งทางกฎหมายและจริยธรรม ดังนั้นต้องได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเสมอ
ข้อผิดพลาด 4: ทึกทักเอาเองว่าต้องออกหนังสือตอบรับงานใหม่โดยอัตโนมัติทุกปี แก้ไข: เงื่อนไขเดิมสามารถนำมาใช้ต่อไปได้ เว้นแต่จะมีปัจจัยกระตุ้นเฉพาะ (เช่น การเปลี่ยนแปลงผู้บริหาร ความเป็นเจ้าของ หรือขอบเขตงาน) ที่จำเป็นต้องออกหนังสือฉบับใหม่
สรุปใจความสำคัญ
• การได้มาซึ่งงาน: ได้งานผ่านการประกวดราคาและการโฆษณาตามหลักจริยธรรม อย่าลดค่าธรรมเนียมจนกระทบคุณภาพ และห้ามคิดค่าธรรมเนียมตามเงื่อนไขความสำเร็จ
• เงื่อนไขเบื้องต้น: มั่นใจว่ากรอบการรายงานเป็นที่ยอมรับ และฝ่ายบริหารยอมรับหน้าที่ความรับผิดชอบตามตัวย่อ PRE
• การรับงาน: ประเมินความซื่อสัตย์ของฝ่ายบริหาร ทรัพยากรของสำนักงาน ความเป็นอิสระ และดำเนินการติดต่อผู้สอบบัญชีคนเดิมตามหลักวิชาชีพ
• การทำงานต่อเนื่อง: ประเมินความเสี่ยงของลูกค้าและความเป็นอิสระใหม่ทุกปี พร้อมทั้งออกหนังสือตอบรับงานใหม่หากความเป็นเจ้าของ ผู้บริหาร หรือกรอบการรายงานมีการเปลี่ยนแปลง
• หนังสือตอบรับงาน: ข้อตกลงอย่างเป็นทางการที่ระบุขอบเขตงานสอบบัญชี บทบาทหน้าที่ และสิ่งที่คาดหวังจากรายงานเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด