บทนำสู่การขายและการซื้อ
ยินดีต้อนรับ! ในบทนี้ เราจะมาดูหัวใจสำคัญที่เปรียบเสมือน "ข้าวและกับข้าว" ของทุกธุรกิจ นั่นคือ การขาย (Sales) และ การซื้อ (Purchases) ให้ลองจินตนาการว่าธุรกิจเปรียบเสมือนเครื่องจักรที่ทำหน้าที่ซื้อสินค้า (การซื้อ) เพื่อนำไปขายต่อโดยตรง หรือนำไปแปรรูปเป็นอย่างอื่นแล้วค่อยขาย (การขาย) การบันทึกรายการเหล่านี้อย่างถูกต้องคือรากฐานสำคัญของการบัญชีการเงินทั้งหมด ถ้ารู้สึกว่าเนื้อหาดูเยอะในตอนแรก ไม่ต้องกังวลนะ เราจะค่อยๆ ไปทีละขั้นตอนครับ
1. รายการเงินสด vs รายการเงินเชื่อ
ในโลกของการบัญชี ไม่ใช่ว่าการขายและการซื้อทุกครั้งจะต้องมีการจ่ายเงินสดทันที เราจึงแบ่งประเภทรายการออกเป็น 2 แบบดังนี้:
รายการเงินสด (Cash Transactions): คือการแลกเปลี่ยนสินค้าและจ่ายเงินกันทันที (ตัวอย่าง: การชำระเงินด้วยบัตรเดบิตที่ร้านค้า)
รายการเงินเชื่อ (Credit Transactions): คือการแลกเปลี่ยนสินค้าในวันนี้ แต่การชำระเงินจะเกิดขึ้นในภายหลัง ซึ่งก่อให้เกิดภาระผูกพันหรือสิทธิในการชำระเงินตามสัญญา (ตัวอย่าง: การสั่งซื้อสินค้าคงเหลือและได้รับใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ที่ต้องชำระเงินภายใน 30 วัน)
คำศัพท์สำคัญที่ควรจำ:
• ลูกหนี้การค้า (Receivables): ลูกค้าที่ติดค้างเงินธุรกิจจากการขายเชื่อ
• เจ้าหนี้การค้า (Payables): ซัพพลายเออร์ที่ธุรกิจติดค้างเงินจากการซื้อเชื่อ
ทบทวนสั้นๆ: การขายเป็นเงินเชื่อก่อให้เกิด ลูกหนี้ (Receivable) (สินทรัพย์) ส่วนการซื้อเป็นเงินเชื่อก่อให้เกิด เจ้าหนี้ (Payable) (หนี้สิน)
2. การทำความเข้าใจส่วนลด
ส่วนลดช่วยลดราคาสินค้าหรือบริการ ในหลักสูตร ACCA คุณจะต้องแยกแยะความแตกต่างระหว่างส่วนลดการค้าและส่วนลดการชำระเงินให้ได้ และบันทึกบัญชีตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน IFRS
ก. ส่วนลดการค้า (Trade Discounts)
ส่วนลดการค้าคือส่วนลดที่ผู้ขายลดให้จากราคาตามรายการหรือราคาแคตตาล็อก ณ เวลาที่ซื้อ โดยทั่วไปมักเกิดจากการซื้อในปริมาณมากหรือเพื่อความภักดีของลูกค้า
กฎเหล็ก: ให้บันทึกรายการด้วยยอด สุทธิจากส่วนลดการค้า เราจะไม่บันทึกส่วนลดการค้าแยกต่างหากในบัญชีแยกประเภททั่วไป
ข. ส่วนลดจ่าย (IFRS 15)
ส่วนลดการชำระเงิน (ส่วนลดเงินสด) เสนอให้เพื่อจูงใจให้ลูกหนี้การค้ารีบชำระใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็ว (ตัวอย่าง: "รับส่วนลด 2% หากชำระภายใน 10 วัน")
ภายใต้ IFRS 15 รายได้จากสัญญาที่ทำกับลูกค้า (Revenue from Contracts with Customers) ส่วนลดการชำระเงินที่เสนอให้แก่ลูกค้าจะถือเป็นสิ่งตอบแทนผันแปร (Variable consideration):
• คาดว่าลูกค้าจะใช้สิทธิรับส่วนลด: บันทึกการขายเชื่อและลูกหนี้การค้าเริ่มแรกด้วยยอด สุทธิ จากส่วนลดการชำระเงินเร็ว
• หากต่อมาลูกค้าชำระเงินภายในระยะเวลาที่กำหนดส่วนลด: เดบิต ธนาคาร และ เครดิต ลูกหนี้การค้า ด้วยยอดที่หักส่วนลดแล้ว
• หากลูกค้าไม่ชำระเงินภายในเวลาที่กำหนด: ลูกค้าจะต้องชำระราคาเต็มตามใบแจ้งหนี้โดยไม่ได้รับส่วนลด เงินสดส่วนเพิ่มที่ได้รับจะเครดิตเข้าบัญชีรายได้ (หรือส่วนลดการชำระเงินที่ถูกริบ)
• คาดว่าลูกค้าจะไม่ใช้สิทธิรับส่วนลด: บันทึกการขายเชื่อและลูกหนี้การค้าเริ่มแรกด้วยราคาเต็มตามใบแจ้งหนี้ หากต่อมาลูกค้าชำระเงินก่อนกำหนดอย่างไม่คาดคิด ให้ปรับลดรายได้ลงตามจำนวนนั้น
ค. ส่วนลดรับ (Discounts Received)
ส่วนลดรับคือส่วนลดการชำระเงินเร็วที่ซัพพลายเออร์มอบให้กับธุรกิจของคุณสำหรับการชำระใบแจ้งหนี้ค่าซื้อสินค้าก่อนกำหนด
การปฏิบัติทางบัญชี: การซื้อเริ่มแรกจะบันทึกด้วยราคาเต็มตามใบแจ้งหนี้ (หักส่วนลดการค้าถ้ามี) เมื่อชำระเงินภายในระยะเวลาที่กำหนดส่วนลด ส่วนลดรับจะถูกบันทึกเป็นรายได้อื่นหรือบันทึกรายการเครดิตในบัญชีแยกประเภททั่วไปส่วนลดรับ:
Debit: เจ้าหนี้การค้า (ล้างหนี้สินเต็มจำนวนตามใบแจ้งหนี้)
Credit: เงินสด/ธนาคาร (เงินสดที่จ่ายจริง)
Credit: ส่วนลดรับ (รายได้)
3. ภาษีขาย (Sales Tax)
ธุรกิจส่วนใหญ่ทำหน้าที่เป็นตัวแทนจัดเก็บภาษีให้กับหน่วยงานจัดเก็บภาษี เมื่อขายสินค้าจะเรียกเก็บ ภาษีขาย (เช่น VAT) และเมื่อซื้อสินค้าจะจ่ายภาษีขาย
• ภาษีขาย (Output Tax): ภาษีขายที่เรียกเก็บจากการขายที่ต้องเสียภาษี (หนี้สินที่ติดค้างหน่วยงานจัดเก็บภาษี)
• ภาษีซื้อ (Input Tax): ภาษีขายที่จ่ายไปสำหรับการซื้อและค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียภาษี (สินทรัพย์ที่ธุรกิจที่จดทะเบียนสามารถขอคืนได้จากหน่วยงานจัดเก็บภาษี)
หลักการสำคัญ: รายได้จากการขายและค่าใช้จ่ายในการซื้อจะถูกบันทึกด้วยยอด สุทธิ จากภาษีขายที่ขอคืนได้ในงบกำไรขาดทุน โดยภาษีซื้อที่ขอคืนได้และภาษีขายที่ต้องชำระจะถูกติดตามผ่าน บัญชีควบคุมภาษีขาย (Sales Tax Control Account)
สูตรการคำนวณ:
\( \text{Gross Price} = \text{Net Price} + \text{Sales Tax} \)
ถ้าภาษีขายคือ 20%:
\( \text{Gross Price} = \text{Net Price} \times 1.20 \)
\( \text{Net Price} = \frac{\text{Gross Price}}{1.20} \)
\( \text{Sales Tax} = \text{Gross Price} \times \frac{20}{120} = \text{Gross Price} - \text{Net Price} \)
4. สมุดรายวันขั้นต้น (Books of Prime Entry)
ก่อนที่รายการจะถูกผ่านบัญชีไปยังแต่ละบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป รายการเหล่านั้นจะถูกบันทึกเรียงตามลำดับเวลาใน สมุดรายวันขั้นต้น (Books of Prime Entry):
1. สมุดรายวันขายเชื่อ (Sales Day Book): บันทึกใบแจ้งหนี้การขายเชื่อทั้งหมดที่ออกให้แก่ลูกค้า
2. สมุดรายวันซื้อเชื่อ (Purchase Day Book): บันทึกใบแจ้งหนี้การซื้อเชื่อทั้งหมดที่ได้รับจากซัพพลายเออร์
3. สมุดรายวันรับคืนสินค้าจากการขาย (Sales Returns Day Book): บันทึกใบลดหนี้ที่ออกให้แก่ลูกค้าสำหรับสินค้าที่รับคืน (รับคืนสินค้า)
4. สมุดรายวันส่งคืนสินค้าจากการซื้อ (Purchase Returns Day Book): บันทึกใบลดหนี้ที่ได้รับจากซัพพลายเออร์สำหรับสินค้าที่ส่งคืน (ส่งคืนสินค้า)
5. สมุดเงินสด (Cash Book): บันทึกรายการรับและจ่ายทั้งหมดผ่านบัญชีธนาคารและเงินสด
5. การบันทึกบัญชีคู่ (Recording the Double Entry)
การนำกฎพื้นฐานของการบันทึกบัญชีคู่มาปรับใช้ (เดบิตทำให้สินทรัพย์และค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น; เครดิตทำให้หนี้สินและรายได้เพิ่มขึ้น):
การบันทึกรายการขายเชื่อ:
เมื่อขายสินค้าเป็นเงินเชื่อโดยมีภาษีขาย:
Debit: ลูกหนี้การค้า (สินทรัพย์เพิ่มขึ้นด้วยยอดรวมตามใบแจ้งหนี้)
Credit: ขายสินค้า (รายได้เพิ่มขึ้นด้วยยอดขายสุทธิ)
Credit: ภาษีขาย (หนี้สินเพิ่มขึ้นด้วยภาษีขาย)
การบันทึกรายการซื้อเชื่อ:
เมื่อซื้อสินค้าคงเหลือเป็นเงินเชื่อโดยมีภาษีขายที่ขอคืนได้:
Debit: ซื้อสินค้า (ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นด้วยยอดซื้อสุทธิ)
Debit: ภาษีขาย (สินทรัพย์เพิ่มขึ้นด้วยภาษีซื้อที่ขอคืนได้)
Credit: เจ้าหนี้การค้า (หนี้สินเพิ่มขึ้นด้วยยอดรวมตามใบแจ้งหนี้)
การบันทึกรายการรับคืนสินค้าจากการขาย (รับคืนสินค้า):
เมื่อลูกค้าส่งคืนสินค้า จะทำการกลับรายการขายเดิม:
Debit: รับคืนสินค้า (ลดรายได้)
Debit: ภาษีขาย (ลดหนี้สินภาษีขาย)
Credit: ลูกหนี้การค้า (ลดยอดคงค้างของลูกค้า)
การบันทึกรายการส่งคืนสินค้าจากการซื้อ (ส่งคืนสินค้า):
เมื่อธุรกิจของคุณส่งคืนสินค้าให้แก่ซัพพลายเออร์:
Debit: เจ้าหนี้การค้า (ลดหนี้สินที่ติดค้างซัพพลายเออร์)
Credit: ส่งคืนสินค้า (ลดต้นทุนการซื้อ)
Credit: ภาษีขาย (ลดภาษีซื้อที่ขอคืนได้)
6. สรุปและประเด็นสำคัญ
• ส่วนลดการค้า: หักออกทันที โดยรายการบัญชีและสมุดรายวันจะบันทึกเฉพาะยอดสุทธิเท่านั้น
• ส่วนลดจ่าย: บันทึกบัญชีภายใต้ IFRS 15 ตามสิทธิที่คาดว่าจะได้รับ ณ วันที่ทำรายการ
• ส่วนลดรับ: บันทึกเป็นรายการเครดิตในบัญชีส่วนลดรับเมื่อชำระเงินให้แก่ซัพพลายเออร์ก่อนกำหนด
• ภาษีขาย: รายได้และค่าซื้อสินค้าจะบันทึกด้วยยอดสุทธิจากภาษีที่ขอคืนได้ โดยภาษีขายถือเป็นหนี้สินและภาษีซื้อถือเป็นสินทรัพย์
• การส่งคืนสินค้า: รายการรับคืนสินค้าจากการขายจะกลับรายการขายเชื่อเดิม ส่วนรายการส่งคืนสินค้าจากการซื้อจะกลับรายการซื้อเชื่อเดิม